Upravljanje projektima: Primena u IT industriji

Iako zvuči kao neki moderni termin, upravljanje projektima postoji u raznim oblicima koliko i čovečanstvo. Moderno doba je donelo i napredne metode rada i organizacije, koji se mogu primeniti u praktično svim sferama društva. 

Pod terminom upravljanje projektima podrazumeva se započinjanje, planiranje, izvršenje, nadgledanje i završetak rada kako bi se ostvario željeni cilj. Projekti mogu biti različitih vrsta i namena. Važno je znati kako upravljati projektima praktično svuda gde je potrebno ostvariti neki cilj timskim radom. Jedna od specifičnosti projekata jeste da je svaki jedinstven, sa posebnim uslovima rada.

S obzirom na to da ne postoji univerzalno pravilo kako se vodi neki projekat, važno je imati sposobnog menadžera. To znači da mora da postoji jedan centar odlučivanja i jasno delegiranje obaveza. Zato je bitno da svako u timu zna svoju ulogu, ali i da osoba koja ih vodi poseduje liderske sposobnosti. Tokom rada na projektu dolaziće do brojnih izazova koje je potrebno rešiti brzo i efikasno. 

U tim situacijama svi se okreću najodgovornijoj osobi, koja razume kompletan proces. Da bi se donela prava odluka, potrebno je razumeti sve segmente procesa rada, kao i specifičnosti konkretnog projekta. 

Zanima vas ova oblast?

Na ITAcademy možete pohađati program IT Management i postati menadžer u oblasti informacionih tehnologija. Ukoliko vas interesuje planiranje marketinga na internetu, pravi izbor je  Digital Marketing Planner & Account Manager

Specifičnosti upravljanja projektima

Za početak, potrebno je znati osnove upravljanja projektima. Reč je o neponovljivom procesu koji čine određene faze rada koje zahtevaju vreme, resurse i troškove. Jednostavnije rečeno, da bi se nešto uradilo, potrebno je znati ko će to izvršiti, šta mu je potrebno (računar, softver…) i koliko će to uticati na konačan budžet.

Za razliku od proizvoda, koji možda nema unapred određen rok trajanja, svaki projekat ima svoj početak i kraj. Ove aktivnosti su po svojoj prirodi privremene i završavaju se ispunjenjem cilja (kreiranjem proizvoda ili usluge). Već smo spomenuli da je svaki projekat jedinstven i neponovljiv. Naime, svaki poduhvat ima specifične rokove, ciljeve, obim posla, finansijske troškove, uslove rada itd.

Da bi neka aktivnost mogla da se opiše kao projekat, potrebni su sledeći elementi:

• definisanje plana izvođenja;
• organizovanje realizacije plana;
• kontrola realizacije;
• ispravljanje eventualnih grešaka.

Na sve to treba dodati da se procesi značajno razlikuju u zavisnosti od toga o kojoj oblasti je reč. Tako se bitno razlikuju IT projekti od, na primer, nekog filmskog projekta. U tom slučaju se čak i neke osnovne stvari razlikuju, a kamoli specifični procesi u radu. Ono što je svakako zajedničko jeste da svaki projekat ima početak i kraj, kao i da je reč o jedinstvenom poduhvatu. 

Čak i da govorimo o istoj vrsti projekata, svaki ponaosob ima svoje specifičnosti. To mogu da budu razlike u budžetima, postavljenom cilju, kompleksnosti zadataka, broju angažovanih ljudi, trajanju itd. Konkretno, nije svaka video-igra ista, negde će biti potrebno više pažnje posvetiti programiranju, a negde će kvalitetna 3D animacija biti ključan faktor.

Faze procesa upravljanja projektima

Kako je reč o jedinstvenim poduhvatima, svaka faza zahteva specifičan pristup. Iako ne postoje dva ista projekta, postoje određena pravila po kojima se pristupa radu. Tu se, pre svega, misli na faze u razvojnom procesu.

• Cilj – Svaki projekat se definiše postavljanjem zacrtanog cilja. Svaki naredni korak predstavlja način na koji će se to ostvariti.
• Rokovi – Kako je reč o aktivnosti koja ima ograničeno trajanje, podrazumeva se da je neophodno znati koliko je vremena na raspolaganju za realizaciju. Definisanje rokova je vrlo bitno jer od toga zavise troškovi kompletnog procesa (npr. veći broj angažovanih programera).
• Obim i priroda zadataka – Na osnovu postavljenih ciljeva i rokova planira se obim zadatka i način na koji će se on izvršiti. 
• Resursi – Mogu biti ljudski, finansijski, tehnički itd. Svaki projekat zahteva alokaciju određene količine resursa. Količina i cena direktno zavise od kompleksnosti cilja i dogovorenog vremena za realizaciju. Vrlo je važno racionalno rasporediti resurse kako ceo projekat ne bi stao u nekom trenutku ili čak bio otkazan.
• Organizaciona struktura – Da bi sve funkcionisalo kako treba, potrebno je organizovati angažovane radnike, podeliti timove, odrediti lidere itd. U tom smislu, važno je jasno delegirati obaveze i definisati ovlašćenja i odgovornost. Na ovaj način se uspostavlja hijerarhija i omogućava efikasan rad. 
• Informacioni i kontrolni sistem – Odnosi se na prikupljanje podataka i praćenje rada na projektu. To se vrši pomoću informacionih kompjuterskih sistema i raznih vrsta izveštaja.

Naravno, kad se krene sa radom, može doći do određenih modifikacija inicijalnog plana u skladu sa okolnostima. Kada se ispune svi ciljevi u definisanom roku, u okviru budžeta, sa zadovoljavajućim rezultatom, može se reći da je projekat uspešno okončan.

Upravljanje projektima u IT industriji

Projekti u oblasti informacionih tehnologija dele se na hardverske, softverske, kao i na njihovu kombinaciju. Reč je o, na primer, pravljenju sajtova, aplikacija, instaliranju kompjuterskih mreža i slično. Kada govorimo o IT projektima, na njih se takođe odnosi pravilo da je reč o jednokratnoj aktivnosti koja ima svoj početak i kraj. 

Međutim, specifičnost ove industrije jeste da se nekad projekti produžavaju i praktično nikad ne završavaju. Iako u praksi to često deluje kao beskonačan posao (ažuriranje softvera, modifikacije hardvera), ove aktivnosti se mogu definisati kao novi projekti, gde je osnovni cilj postignut.

Proces rada na IT projektu

Na samom početku definišu se ciljevi u dogovoru sa poslovnim partnerima. To mogu da budu klijenti za koje se obavlja zadatak ili određene grupe koje su zainteresovane da ulože u budući proizvod ili uslugu. U skladu sa tim se planira životni ciklus IT projekta. Tu je važno definisati svaki korak razvoja:

• Koncept – Sastoji se od definisanja ideje, prezentovanja finansijerima ili klijentu, kao i njena detaljnija analiza (procena rizika, finansijska isplativost, konkurencija na tržištu…). 
• Dizajn – Formira se projektni tim koji, u zavisnosti od opisa posla, podrazumeva UX dizajn, UI dizajn, ali i stručnjake iz drugih oblasti. 
• Razvoj – Odnosi se na vreme koje je potrebno da bi se realizovao IT projekat. To može da bude vreme koje je potrebno da se napiše neki softver ili osmisle i realizuju hardverska rešenja.
• Obezbeđivanje kvaliteta – Nakon što se kreira prototip proizvoda, on se prosleđuje stručnjacima koji simuliraju njegovo korišćenje. Oni praktično glume korisnike kako bi pronašli eventualne greške. Ova faza se često naziva i alfa testiranje. Kada se zaključi da je proizvod dostigao određeni nivo, prelazi se na masovnije testiranje. 
• Beta testiranje – Može biti otvoreno (javno), zatvoreno i hibridno. Obično se počinje sa zatvorenom betom, kojoj može pristupiti samo određena grupa korisnika. Nakon što se verzija proizvoda pokaže kao dovoljno stabilna, prelazi se na otvorenu betu, kojoj može da pristupi svako. Hibridna beta predstavlja kombinaciju prethodna dva procesa, gde se prvo radi zatvorena, pa otvorena beta, ali se pri tome ne prekida proces testiranja.
• Distribucija – Kada se uklone sve greške otkrivene tokom testiranja, proizvod je spreman za distribuciju do kranjih korisnika. Ukoliko je reč o komercijalnom proizvodu, pristupa se marketinškim aktivnostima. U ovom koraku je važno imati i razvijenu tehničku podršku kako bi se izašlo u susret korisnicima. 
• Upotrebna faza – Tokom ove faze može se javiti potreba za nadogradnjom proizvoda. To se naročito odnosi ako se desi neplanirani problem koji utiče na rad proizvoda. U tom slučaju je neophodno pristupiti reviziji proizvoda (ažuriranje softvera, popravka hardvera).
• Kraj životnog ciklusa – S vremenom svaki proizvod dođe do kraja svog životnog ciklusa. On se tada zamenjuje novim proizvodom, dok se podrška za stari ukida. To znači da se više ne vrše ažuriranja softvera, servisiranje hardvera niti se pruža tehnička podrška. 

Programi za upravljanje projektima

Postoje mnogi programi koji olakšavaju rad timu tokom kompletnog procesa. Oni mogu da budu opšte namene ili orijentisani na specifičnu oblast. Bez obzira na to, oni dele određene osobine:

• organizacija posla;
• olakšana komunikacija u timu;
• mogućnost deljenja materijala;
• integracija opcija specifičnih za projekat;
• pisanje izveštaja.

Softver za upravljanje projektima izrađuju mnoge kompanije, pa od potreba tima zavisi i za koji će se odlučiti. Neki od najpopularnijih su Wrike, Microsoft Project, Scoro, Basecamp itd.