Kurs MS Project

Kako bi projekat bio uspešno realizovan, moraju se ispoštovati tri osnovna ograničenja: vreme, troškovi i opseg. Vreme podrazumeva postizanje ciljeva u okviru predviđenog roka. Troškovi se odnose na efikasno upravljanje resursima kako bi se ostalo u granicama budžeta. Opseg obuhvata definisanje jasnih ciljeva i obima projekta. Ova ograničenja zajedno čine temelj za efikasno upravljanje projektima i omogućavaju ostvarivanje uspešnih rezultata.

Navedena ograničenja imaju uticaj na kvalitet realizacije projekta. Izmene koje se unose u bilo koje od ovih ograničenja mogu uticati i na druga dva ograničenja. Upravljanje projektima je kompleksno i zbog toga postoje različiti softverski alati na tržištu. Zahvaljujući njima, upravljanje projektima može biti znatno jednostavnije i brže. Jedan od tih alata je Microsoft Project, koji omogućava efikasno upravljanje različitim aktivnostima unutar projekta i praćenje njegovog napretka.

Microsoft Project, poznat i kao MS Project, jedan je od najpoznatijih i najčešće korišćenih softvera za upravljanje projektima. Njegova korisnost i primena brzo su prepoznate, zbog čega je stekao dominantnu poziciju u ovoj oblasti. Menadžeri projekata ga koriste kako bi imali sveobuhvatan pregled nad projektom. 

MS Project pomaže u lakšem planiranju, dodeli zadataka i resursa, upravljanju resursima i kreiranju različitih izveštaja i drugih relevantnih funkcionalnosti, prilagođenih potrebama svakog projekta. Osim toga, jedna od prednosti ovog programa je bliska integracija sa Microsoft Office paketom aplikacija. Dostupan je u različitim verzijama, uključujući Standard, Professional i cloud-based Project Online. 

Kurs MS Project osposobiće vas za upravljanje projektima u malim i srednjim preduzećima.

Opis i cilj kursa MS Project

Alat Microsoft Project predstavlja jedan od Office alata i smatra se standardnim alatom za upravljanje projektima u okviru Office paketa. 

Kurs MS Project sastoji se od tri modula, a svaki pokriva ključne aspekte upravljanja projektom pomoću programa Microsoft Project 2016. U početnom modulu polaznici će se upoznati sa osnovnim karakteristikama programa, njegovim razvojem, radnim okruženjem i pregledima. Prvi modul istražuje kalendare, ključnu komponentu za definisanje radnih dana, resursa i trajanje projekta. Takođe, detaljno će se razmotriti i kreiranje projekta, rad na taskovima i kreiranje gantograma. Ovaj modul postavlja osnovu za dalje razumevanje MS Projecta i njegovo praktično korišćenje u upravljanju projektima.

U drugom modulu kursa fokus je na zadacima i resursima unutar programa Microsoft Project 2016. Polaznici će prvo naučiti kako da unesu ključne zadatke, organizuju ih u faze, uspostave međusobne veze između njih i dodaju napomene za njihovo bolje razumevanje. Takođe, imaće priliku da istraže upotrebu WBS dijagrama za strukturiranje projekta. Drugi deo modula bavi se resursima – kako ih unositi, konfigurisati i povezati sa zadacima. Tu će biti razmotreni materijalni resursi i kako ih efikasno upariti sa konkretnim zadacima. Ovaj modul doprinosi boljem razumevanju načina na koji treba postaviti i optimizovati zadatke i resurse unutar programa MS Project.

U trećem, ujedno i završnom modulu kursa pažnja je usmerena na praćenje i izveštavanje o napretku projekta pomoću programa Microsoft Project 2016. Polaznici će najpre naučiti kako da kreiraju Gantov dijagram i kako da prilagode njegova podešavanja kako bi projekat bio bolje organizovan i adekvatno vizuelno prikazan. U okviru ovog modula obrađuje se i kreiranje različitih izveštaja, kao i metode čuvanja i deljenja izveštaja unutar poslovnih organizacija. Poslednja jedinica se fokusira na pojam baznog plana i na njegovu važnost za praćenje i uspešnu realizaciju projekta. Tu će biti objašnjen proces kreiranja baznog plana, a potom i simulacija realizacije projekta, sa ciljem da se isprati projekat i da se prepoznaju mesta za njegovo unapređenje.

Glavni cilj ovog kursa je osposobljavanje polaznika za efikasno upravljanje projektima korišćenjem Microsoft Projecta 2016. Zahvaljujući praktičnim vežbama, polaznici će uspeti da steknu veštine za strateško upravljanje zadacima i resursima tokom različitih faza projekta. Osim toga, kurs omogućava polaznicima da identifikuju i rešavaju potencijalne probleme u projektima i da efikasno komuniciraju o tim informacijama sa članovima projektnog tima ili menadžmentom organizacije, što sve doprinosi boljem vođenju projekata i donošenju adekvatnih odluka. 

Kurs MS Project će vam odgovoriti na pitanja:

Šta predstavlja MS Project?

Microsoft Project, skraćeno MS Project, predstavlja softverski alat za upravljanje projektima koji je razvila kompanija Microsoft. Ovaj alat omogućava korisnicima da detaljno planiraju različite aspekte projekta, uključujući zadatke, resurse, vreme, troškove i druge faktore, da ih prate i upravljaju njima.

MS Project pruža višenamensko radno okruženje sa mnogim opcijama za kreiranje, organizaciju i praćenje projektnih planova. Korisnici mogu kreirati gantograme (grafikone sa vremenskim linijama) kako bi vizualizovali tok projekta, identifikovali kritične tačke i pratili napredak.

Osim toga, preko MS Projecta moguće je dodeljivati resurse zadacima, pratiti troškove i resurse, kao i generisati različite izveštaje o projektu. Ovaj alat je široko korišćen u industrijama širom sveta za upravljanje projektima različitog obima i kompleksnosti i pomaže organizacijama da efikasno isporuče svoje projekte na vreme i u granicama definisanog budžeta.

Šta predstavljaju kalendari u programu MS Project?

Kalendari u programu MS Project predstavljaju ključni element za definisanje radnog vremena i vremenskih ograničenja u okviru projekta. Ovi kalendari omogućavaju menadžerima projekata da precizno definišu kada i koliko dugo će resursi raditi na zadacima.

Svaki projekat može imati svoj unikatni kalendar, a MS Project poseduje i unapred definisane kalendare, kao što su Standardni radni kalendar i Kalendar noćnih smena. Kroz ove kalendare možete označiti radne dane, neradne dane (kao što su praznici) i specifične smene za različite resurse.

Osim toga, kalendari se koriste za definisanje kritičnih datuma, rokova i vremenskih ograničenja koja se odnose na projekat. Korišćenje kalendara u MS Projectu pomaže u preciznom planiranju vremenskih resursa i praćenju napretka projekta u skladu sa definisanim vremenskim okvirom.

Šta predstavlja zadatak u okviru programa MS Project?

Zadatak u okviru programa MS Project predstavlja osnovnu jedinicu radnog zadatka ili aktivnosti u projektu. Svaki zadatak ima definisano ime, datum početka i završetka, trajanje i resurse koji su mu dodeljeni. Ovi zadaci se organizuju u hijerarhijsku strukturu kako bi se jasno prikazao redosled izvođenja i zavisnosti između njih. MS Project omogućava korisnicima da dodaju detaljne informacije o zadacima, kao što su opis, prioritet i veze sa drugim zadacima. Ovaj softver takođe omogućava praćenje napretka, alokaciju resursa, i izradu Gantovih dijagrama kako bi se vizualizovali vreme i resursi potrebni za uspešno izvođenje projekta. Kroz MS Project korisnici efikasno planiraju sve zadatke u okviru svojih projekata, upravljaju njima i prate kako napreduju.

Na koji način organizujemo zadatke u programu MS Project?

Zadatke u programu MS Project organizujemo kroz hijerarhijsku strukturu koja olakšava upravljanje projektom. Na samom početku kreiramo glavni zadatak, koji predstavlja sam projekat. Zatim unutar tog glavnog zadatka dodajemo podzadatke, koji čine projektne aktivnosti. Svaki zadatak se definiše imenom, datumom početka i završetka, trajanjem i resursima. Da bismo prikazali zavisnosti između zadataka, koristimo veze kao što su „prethodi” ili „prati”. Takođe, možemo dodavati resurse zadacima kako bismo dodelili odgovorne za njihovo izvođenje. MS Project omogućava kreiranje struktura različitih nivoa i grupisanje sličnih zadatka u fazama ili paketima. Kroz ovu organizaciju korisnici efikasno planiraju i vizualizuju tok rada u svojim projektima.

Šta predstavljaju resursi u okviru programa MS Project?

Resursi u okviru programa MS Project su ključni elementi koji se koriste za izvođenje zadataka unutar projekta. To mogu biti ljudi, materijali, oprema ili bilo koji drugi resursi potrebni za realizaciju aktivnosti. Program omogućava detaljno upravljanje resursima, uključujući njihovu identifikaciju, alokaciju i praćenje. Korisnici mogu dodeljivati resurse specifičnim zadacima, određivati koliko resursa je potrebno za svaki zadatak i pratiti kako se resursi troše tokom vremena.

Osim toga, MS Project omogućava kreiranje resursnih kalendara, koji definišu dostupnost resursa u različitim vremenskim periodima. Ovo je korisno za upravljanje radom na projektu u skladu sa različitim radnim vremenom i odsustvima resursa.

Sve ove funkcionalnosti pomažu menadžerima projekata da efikasno rasporede resurse, spreče preopterećenje ili nedostatak resursa i optimizuju izvođenje projekta kako bi se postavljeni ciljevi ostvarili u najboljem vremenskom i resursnom okviru.

Čemu služe izveštaji u okviru programa MS Project?

Ključna svrha izveštaja u programu MS Project je pružanje jasnih, preciznih i detaljnih informacija o napretku projekta i resursima. Njihova svrha je da menadžerima projekata i članovima tima omoguće bolje razumevanje statusa projekta i donošenje adekvatnih odluka. MS Project nudi različite vrste izveštaja, uključujući Gantove dijagrame, tabelarne izveštaje, grafičke prikaze resursa i mnoge druge.

Kroz Gantove dijagrame korisnici mogu vizuelno pratiti raspored aktivnosti i identifikovati zavisnosti između zadataka. Tabelarni izveštaji pružaju detaljne informacije o trajanju aktivnosti, resursima i kritičnim putanjama. Izveštaji o resursima pomažu u praćenju raspodele i opterećenja resursa tokom vremena.

Sve ovo pomaže menadžerima projekata da identifikuju potencijalne probleme, optimizuju raspored resursa i da obezbede da se projekat razvija prema planu. Izveštaji su ključni alat za komunikaciju sa članovima tima, klijentima i interesnim stranama, omogućavajući transparentnost i efikasno upravljanje projektom.

Šta je bazni plan projekta?

Bazni plan projekta predstavlja osnovni okvir ili referencu za praćenje projekta i upravljanje njime. To je početna verzija projektnog plana, koja sadrži detaljne informacije o svim aspektima projekta, uključujući zadatke, resurse, vremenski okvir i budžet. Bazni plan služi kao temelj za ocenjivanje napretka projekta tokom izvođenja.

Sadrži definisane datume početka i završetka svih aktivnosti, raspored resursa i predviđeni troškovnik. Kada se projekat pokrene, bazni plan postaje referentna tačka za upoređivanje sa stvarnim napretkom. Svaka odstupanja od baznog plana mogu ukazivati na potencijalne probleme u projektu, a menadžeri projekata ih koriste kako bi pravili korektivne akcije ne bi li se projekat usmerio prema prethodno zacrtanim ciljevima i planu.

U suštini, bazni plan projekta je ključni alat za postizanje uspeha u upravljanju projektima, jer omogućava kontrolu nad projektom i osigurava da se zadaci izvode u skladu sa planom.

Plan i program kursa MS Project

Modul 1 – Upoznavanje sa programom Microsoft Project 2016

1. Uvod u Microsoft Project

2. Rad sa pregledima i vremenskim linijama

3. Kalendari 

Modul 2 – Rad sa zadacima i resursima

4. Definisanje zadataka u okviru programa MS Project

5. Organizovanje zadataka

6. Podešavanje radnih resursa

7. Podešavanje materijalnih resursa

Modul 3 – Izveštavanje i praćenje realizacije projekta

8. Kreiranje gantograma

9. Formatiranje i štampanje izveštaja

10. Snimanje baznog plana projekta